Contenu du dossier

Les dossiers de clients comprendront habituellement la totalité ou certains des éléments suivants :

• Les documents papier contenus dans le dossier de format papier ;
• Les documents électroniques et les renseignements et données électroniques contenus dans un document ou un dossier électronique. Les données et les renseignements électroniques peuvent comprendre des courriels, des versions provisoires de documents sur un serveur ou un système de gestion de documents, des documents scannés/imagés, des télécopies (lorsqu’il n’existe pas de copies papier), des messages vocaux, des métadonnées et toute autre information ou donnée relative à une affaire sauvegardée et enregistrée sous format électronique (p. ex., sur des serveurs, des supports magnétiques, des systèmes magnéto-optiques, des disques compacts, des DVD).
• Les documents ou biens reliés à l’affaire du client, mais qui ne sont pas conservés dans le dossier papier ou électronique.

Organisation du dossier

Le dossier d’un client devrait être organisé d’une façon qui facilitera sa fermeture éventuelle.

Les dossiers peuvent contenir un seul exemplaire de chaque document à moins qu’il existe des motifs pour conserver des copies supplémentaires du même document.

En fonction de la complexité du dossier, l’avocat ou l’avocate devrait envisager d’utiliser des dossiers et sous-dossiers afin d’en organiser le contenu.

Si les dossiers sont conservés en format électronique, afin d’aider à simplifier l’organisation, la gestion des dossiers et leur récupération, les avocats pourraient envisager d’indiquer dans le nom du dossier autant de détails que possible. Si des dossiers électroniques sont conservés à plusieurs emplacements, comme dans la boîte de courriel de l’avocat, dans le système de fichiers de l’ordinateur et dans le logiciel de gestion de la pratique du cabinet, l’avocat peut envisager d’utiliser un logiciel qui crée un point d’accès unique ou d’utiliser un système de fichiers et dossiers qui est le même dans tous les emplacements. Par exemple, si l’avocat utilise des dossiers principaux nommés selon le client et des sous-dossiers basés sur les affaires, il peut envisager de mettre sur pied une structure semblable chaque fois que des informations électroniques sont stockées.