L’un des défis des cabinets juridiques est la manière de traiter le volume croissant de dossiers conservés, comme les dossiers fermés de clients et les autres dossiers administratifs. Sont ici visés tant les dossiers de format papier ou format électroniques.

La Responsabilité civile professionnelle du Barreau a élaboré ce présent guide (en modifiant un guide similaire publié par le Barreau de l’Ontario) afin d’aider les avocats et avocates à élaborer des politiques relatives à la fermeture, à la conservation et à la destruction de dossiers de clients. De telles politiques aident les avocats à contrôler le volume et le type de dossiers conservés, à gérer le risque et à s’acquitter de leurs responsabilités professionnelles.

Les avocats qui mettent en place des mesures à cet effet pourraient également envisager d’adopter des mesures visant la conservation et la destruction d’autres dossiers administratifs générés ou obtenus par le cabinet, comme les dossiers d’entreprise, les contrats avec les fournisseurs et les autres lettres ou documents.

L’annexe 1 comprend un modèle de politique relative à la conservation des dossiers pour les cabinets juridiques. Aucune politique modèle ne peut couvrir toutes les situations survenant dans tous les cabinets ou dans tous les domaines d’exercice. Ce modèle ne vise donc pas à se substituer au jugement professionnel des avocats ou aux opinions des comités sur les normes professionnelles ou des comités sur la gestion de cabinet, des associés responsables de la gestion des risques ou des avocats généraux. Au moment d’établir une politique relative à la conservation de dossiers, un cabinet juridique devrait tenir compte des champs d’exercices du groupe et des avocats individuellement ainsi que ce présent guide.