Afin de simplifier la tâche de fermeture des dossiers, les avocats devraient établir une politique de fermeture des dossiers précisant le moment auquel fermer des dossiers et la manière de le faire.

Établir le moment auquel fermer un dossier

Un dossier devrait être fermé uniquement après que toutes les questions reliées au dossier ont été achevées et plus particulièrement, après que tous les engagements ont été respectés.

Avant de fermer un dossier, les avocats devraient s’assurer que :
 

• tous les travaux pour lesquels leurs services ont été retenus ont été terminés ;
• ils ont fait un rapport au client ;
• le client a payé le compte final ou le cabinet a radié tout solde dû sur le compte final ;
• tous les engagements ont été respectés et toutes les conditions fiduciaires ont été honorées ; et
• l’avocat s’est occupé de tout solde au crédit du client figurant dans le compte en fiducie de l’avocat.

Préparation du dossier en vue de sa fermeture

Les étapes suivantes devraient être suivies avant de fermer un dossier.

1. Les biens du client

Les avocats ont une obligation déontologique d’apporter aux biens de clients le soin qu’un propriétaire avisé et prudent prendrait de biens semblables et ils doivent observer les lois et règlements pertinents concernant la conservation des biens que des clients leur confient (Voir la section 3.5 du Code de déontologie professionnelle).

La documentation qui doit ou devrait être remise au client lorsqu’un mandat est achevé est une question de droit. Les arrêts et documents suivants ont traité de la question de la propriété des documents et peuvent être utiles aux avocats pour trancher des questions reliées à la propriété d’un document :

Aggio c. Rosenberg, 24 C.P.C. 7, 1981

Alexandra Marks, dir., Corder on Solicitors, 9e éd. (Londres : Lexis Nexis Butterworths, 1995) à 4/661.

McInerney c. Macdonald, [1992] 2 R.C.S. 138

À moins qu’ils aient été antérieurement fournis au client ou s’il a été autrement convenu avec le client, avant de fermer le dossier, les avocats devraient remettre au client tous les biens que ce dernier a fourni au cabinet pendant le cours de l’affaire ainsi que tous les documents ou autres biens que l’avocat a été mandaté de produire en lien avec l’affaire. Dans le cas où l’avocat et le client aient convenu que l’avocat conservera de tels documents, il serait prudent pour l’avocat de clarifier par écrit avec le client la nature et la durée des responsabilités de l’avocat et de préciser qui est responsable des frais d’entreposage ou de stockage et de récupération.

Avant de retourner des documents au client, l’avocat devrait déterminer s’il doit conserver des copies de ces documents. Pour prendre cette décision, l’avocat pourrait examiner des facteurs tels que toute exigence juridique de conservation du document, la probabilité que l’avocat ait besoin du document à l’avenir, les dispositions de la convention de mandat, si le client a sa propre politique de conservation des dossiers (et, dans ce cas, la durée pendant laquelle un document est conservé en vertu de cette politique), ainsi que les souhaits du client.

Lorsqu’un avocat ou une avocate transfère un dossier parce qu’il est dessaisi de l’affaire ou qu’il s’en retire, d’autres considérations s’appliquent. À cet égard, sous réserve de son privilège, l’avocat doit remettre au client tous les documents et biens auxquels ce dernier peut prétendre, ou en disposer selon ce que le client ordonne, et, sous réserve de toutes conditions fiduciaires applicables, il doit donner au client tous les renseignements nécessaires sur l’affaire. De plus, l’avocat doit collaborer avec l’avocat ou le parajuriste qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais pour le client et à éviter de lui nuire. L’article 3.7 du Code de déontologie professionnelle énonce les obligations des avocats sur ce sujet.

L’annexe 2 du présent guide comprend un résumé des principes généraux régissant le droit de propriété des documents et les questions qui surgissent généralement lorsque l’avocat est dessaisi de l’affaire ou qu’il s’en retire.

2. Élaguer le dossier

Avant de fermer un dossier, un avocat devrait s’assurer que le dossier est en ordre, et qu’il a été élagué. L’avocat pourrait vouloir retirer du dossier tout élément non nécessaire. Bien que le personnel puisse l’aider dans cette tâche, l’avocat qui est principalement responsable du dossier devrait approuver tout retrait, suppression et destruction d’éléments du dossier. Si les dossiers sont conservés électroniquement, les avocats devraient veiller à ne pas supprimer des renseignements électroniques contenus dans le dossier qui pourraient être nécessaires à l’avenir, comme les renseignements exigés pour la vérification de conflits.

Des copies de documents qui peuvent être utilisés comme modèles ou dans le cadre d’autres affaires, comme des copies de mémoires juridiques, peuvent être retirées du dossier ou copiées et entreposées dans des archives centrales pour usage futur. Avant toute utilisation ultérieure de ces documents, l’avocat ou les autres avocats du cabinet qui utilisent ces documents à titre de précédents devraient s’assurer que tous les renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et de toutes autres législations contraignantes semblables soient supprimés de ces copies, et que la confidentialité du client, conformément au Code de déontologie professionnelle, est préservée en ce qui concerne tout renseignement qui identifie le client. Les lois sur la protection de la vie privée évoluent constamment et, à ce titre, les avocats devraient demeurer vigilants quant aux exigences juridiques futures relativement au traitement des renseignements personnels ; en particulier, il est d’une nécessité impérative de répondre aux demandes du propriétaire des renseignements personnels conservés par l’avocat.
Des copies de documents (en format électronique ou papier) ou des documents qui sont disponibles auprès d’une autre source comme ceux qui font partie des dossiers permanents d’un tribunal, d’un bureau d’enregistrement ou d’un bureau gouvernemental, peuvent être retirés du dossier et détruits au moment de la fermeture du dossier, à moins qu’il n’existe des motifs juridiques ou autres pour les conserver. Pour décider s’ils doivent retirer et détruire de tels documents, les avocats peuvent calculer la probabilité d’avoir besoin de ce document dans l’avenir et prévoir les frais reliés à sa récupération, et si l’entité qui le conserve possède une politique en matière de destruction de documents qui pourrait faire en sorte que le document ne soit plus disponible plus tard.

Les copies préliminaires de documents du travail de l’avocat sont fréquemment détruites pendant que le document est en cours de révision, et normalement il n’y a pas de motifs pour conserver les ébauches non finalisées. Toutefois, les avocats devraient conserver des copies préliminaires de documents lorsque celles-ci étayent l’historique de l’affaire ou confirment les instructions reçues du client et lorsqu’ils croient raisonnablement que ces facteurs pourraient poser un problème dans l’avenir. Un avocat devrait habituellement conserver toute correspondance avocat client lorsqu’un dossier est élagué, y compris les dossiers de facturation, les lettres de mandat ou d’engagement, et tout accord d’honoraires conditionnels.

L’annexe 3 comporte des suggestions et des recommandations pour le traitement du contenu d’un dossier en vue de sa fermeture.

Selon la complexité ou la nature de l’affaire, les avocats pourraient conserver une liste des documents retirés du dossier sur laquelle figurent également la date de leur retrait et le mode de disposition (p. ex., destruction, remise au client).

3. Communication avec le client

Les avocats devraient envisager d’informer le client de la politique relative à la fermeture, à la conservation et à la destruction des dossiers dès le début du mandat. Ils devraient penser à informer le client de la manière dont les documents seront traités et conservés pendant le cours du mandat et après l’achèvement de l’affaire. Un sommaire de la politique de conservation et de destruction peut être joint à la convention de mandat écrite ou au rapport final au client.

L’annexe 4 contient un exemple de clause qui peut être incluse dans la convention de mandat ainsi qu’un exemple de lettre au client à la fin du mandat.

4. Déterminer la date de destruction du dossier

Les avocats ne sont pas tenus de conserver indéfiniment tous les dossiers des clients.

Lorsqu’un dossier est fermé, l’avocat qui en est principalement responsable devrait examiner le dossier, supprimer tout élément non nécessaire et superviser sa suppression (voir ci-dessus) et fixer une date de destruction.

Il peut survenir, pendant la période de conservation du dossier, des circonstances qui font que la destruction du dossier sera reportée. L’avocat ou le cabinet devrait mettre sur pied un système pour veiller à ce que de telles circonstances soient décelées, et la date de destruction modifiée au besoin.

Les avocats peuvent envisager de fixer une date de révision du dossier antérieure à la date de destruction. L’avocat ou le cabinet pourrait ainsi vérifier si les circonstances ont changé et si la date de destruction du dossier doit être modifiée.

Tant la date de destruction du dossier que la date de révision du dossier devraient être inscrites dans le calendrier de relance ou le système de suivi des dossiers du cabinet.
Les avocats devraient être guidés par des considérations d’ordre déontologique, juridique et professionnel de même que par des facteurs économiques et pratiques lorsqu’ils décident de la durée pendant laquelle conserver un dossier. Il n’est pas recommandé aux avocats de n’adopter qu’une seule période de conservation applicable à l’ensemble des dossiers. Ils doivent plutôt examiner chaque dossier individuellement et fixer la date de destruction du dossier à la lumière de la nature et des circonstances propres à l’affaire, des besoins du client, du délai de prescription applicable à la cause d’action originale du client et du délai de prescription éventuel contre l’avocat pour faute professionnelle, de la politique de conservation des dossiers de l’avocat et de toute autre question qui peut être pertinente.

En général, selon les dispositions de la Loi sur la prescription du Nouveau-Brunswick, une période de conservation des dossiers des clients de 16 ans après la fermeture du dossier est appropriée. Cette période est basée sur le délai de prescription ultime de 15 ans, auquel un an est ajouté afin de permettre une signification à personne. Le présent guide ne constitue pas une règle et il se peut que cette durée suggérée ne convienne pas pour tous les dossiers de clients. Les avocats devraient exercer leur propre jugement lorsqu’ils fixent les dates de destruction de dossiers de clients en se fondant sur les circonstances de l’affaire du client et sur leurs propres besoins ainsi que sur les besoins de leur cabinet et des clients. Par exemple, des facteurs tels que la nature et la complexité de l’affaire peuvent exiger une période de conservation plus longue que les 16 ans suggérés.

Voici certains des facteurs que les avocats devraient ou pourraient examiner afin de déterminer la période pendant laquelle conserver un dossier :

i. Exigences légales et réglementaires
Les avocats doivent respecter toute exigence légale ou réglementaire lorsqu’ils fixent une date de destruction.
ii. Besoin du client
Dans certains domaines d’exercice, les avocats devraient vérifier si le dossier pourrait servir pour une nouvelle représentation du client à l’avenir ou pour d’autres clients.
iii. Défense contre des allégations de négligence professionnelle ou d’inconduite
Les avocats devraient également considérer la probabilité que le dossier soit nécessaire afin de se défendre contre des allégations de faute professionnelle ou d’inconduite ou pour une évaluation d’un compte et ils devraient vérifier les délais de prescription applicables à de telles plaintes ou réclamations. Les plaintes faites au Barreau contre l’avocat peuvent être faites après l’achèvement de l’affaire ou lors du transfert du dossier à un autre avocat. Chaque dossier devrait être examiné séparément afin d’évaluer le risque de plaintes à l’avenir.
iv. Nature de l’affaire
Selon la nature de l’affaire, différentes considérations pourraient s’appliquer pour déterminer une date de destruction.
v. Clients ayant un handicap, personnes mineures et incapables
L’âge et la capacité du client pourraient être des facteurs pertinents pour déterminer la durée pendant laquelle conserver un dossier. (Voir la discussion ci-dessus dans « Raisons de la conservation des dossiers ».)