Préserver la confidentialité

L’obligation de l’avocat de préserver la confidentialité survit à la fin du mandat. Les avocats doivent s’assurer qu’ils protègent la confidentialité lorsqu’ils se départirent des dossiers. Si des documents en papier sont déchiquetés ou incinérés, les avocats doivent veiller à assurer la confidentialité tant pendant le processus de destruction que lors de leur mise au rebut.

Destruction de documents et de renseignements

Lors de la destruction d’un dossier, l’avocat ou l’avocate devraient s’assurer que tout le contenu du dossier est détruit. Cela comprend tant les documents papier et électroniques que les renseignements électroniques contenus dans des documents électroniques comme les métadonnées.

Conserver un registre de destruction

Les avocats devraient garder un registre de tous les dossiers détruits ou remis au client conformément à la politique de destruction de l’avocat. À tout le moins, ce registre devrait contenir le nom du client, sa dernière adresse connue, le numéro de dossier, une brève description de la nature de l’affaire, la date de fermeture du dossier, sa date de destruction ou la date de la remise au client ainsi que le nom de l’avocat qui a autorisé la destruction ou la remise au client. Cette façon de faire aidera les avocats à se défendre en cas d’allégations voulant que le dossier ait été détruit à l’aveuglette.

L’annexe 5 contient les étapes proposées pour la fermeture, la conservation et la destruction d’un dossier.