Système d’organisation des dossiers fermés

Les avocats devraient avoir un système pour organiser et récupérer les dossiers fermés. Lorsqu’un dossier est fermé, il devrait être classé comme fermé. La base de données du cabinet juridique devrait contenir une liste de tous les dossiers fermés, le nom du dossier, le numéro de dossier original et le numéro de dossier fermé s’il est différent, l’endroit où est entreposé le dossier, y compris le cas échéant le numéro de la boîte et la date de destruction du dossier.

Format ou support pour l’entreposage des dossiers conservés

Les avocats peuvent entreposer les dossiers en format électronique ou papier, ou les deux. Il est acceptable d’entreposer l’ensemble ou certaines parties du dossier fermé dans tout format électronique raisonnablement sécuritaire, bien reconnu et fiable. Toutefois, lorsque l’avocat a accepté de conserver les documents originaux du client sous forme de copie papier, l’avocat est tenu de les conserver sous cette forme, à moins que des dispositions alternatives aient été convenues avec le client. Dans certains cas, il peut être avantageux d’entreposer les documents sous forme électronique plutôt que papier. Pour prendre de telles décisions, l’avocat doit s’assurer de respecter toutes les obligations légales et réglementaires.
Si le registre ou le document doit servir de preuve documentaire, les avocats devraient prendre les mesures appropriées afin de respecter toute règle de preuve régissant l’admissibilité de ce type de documents. Pour constituer un élément de preuve, les éléments d’imagerie et les microfilms, y compris les reproductions sous forme de microfiches, peuvent devoir être produits, contrôlés et conservés selon certaines dispositions.

Les documents devraient rester fiables, lisibles et accessibles pendant les périodes de conservation applicables. Pour garantir l’accessibilité et la lisibilité des documents, il faut prendre soin du matériel et des logiciels pertinents pendant la période de conservation.

Entreposage des dossiers fermés

Les dossiers papier fermés devraient être entreposés soit sur place soit dans un endroit externe. Peu importe l’endroit, les avocats doivent s’assurer de protéger la confidentialité. Les installations d’entreposage doivent être raisonnablement sécuritaires afin de préserver la confidentialité et de protéger les dossiers contre tout dommage ou perte.

Si les dossiers sont stockés électroniquement, les avocats pourraient envisager de crypter les dossiers. Lorsqu’ils stockent des dossiers en format électronique, les avocats devraient examiner tant l’emplacement physique que le moyen utilisé (p. ex., bande de sauvegarde, système de stockage de données, disque ou disque externe) sur lequel ils sont stockés. Les avocats devraient avoir un système pour la sauvegarde des dossiers fermés.
De plus, l’avocat ou l’avocate devrait s’assurer qu’il sera possible d’avoir accès aux documents, données et renseignements figurant dans le dossier pendant la période de conservation. Il devrait être prêt à convertir d’anciens formats électroniques en nouveaux formats afin qu’ils demeurent accessibles. Il peut par ailleurs être utile d’inclure dans les listes de dossiers électroniques le format du dossier dans lequel sont enregistrés les documents de façon à faciliter la conversion du document à une date ultérieure.

Examen du statut des dossiers fermés

Dans le cadre d’une procédure de fermeture de dossiers, l’avocat principalement responsable du dossier ou, si cela est impossible un autre avocat du cabinet, devrait envisager de passer le dossier en revue encore une fois avant sa destruction pour s’assurer qu’aucun changement dans les circonstances n’est survenu depuis l’établissement de la date de destruction et vérifier qu’on peut aller de l’avant avec la destruction. Le cabinet pourrait aussi mettre sur pied un système qui garantit qu’en cas de changement dans les circonstances avant la date de destruction, le dossier est examiné et la date de destruction modifiée au besoin.

Les dossiers qui doivent être conservés indéfiniment devraient être examinés périodiquement, peut-être tous les 10 ou 20 ans, afin de déterminer s’il s’est produit des changements dans les circonstances qui permettraient maintenant la destruction du dossier.