Rules on Client Identification

RULES 
ON CLIENT IDENTIFICATION 

LAW SOCIETY OF NEW BRUNSWICK

RULES ON CLIENT IDENTIFICATION

 


Definitions

 

                             In these Rules

“electronic funds transfer” means an electronic transmission of funds conducted by and received at a financial institution or a financial entity headquartered in and operating in a country that is a member of the Financial Action Task Force, where neither the sending nor the receiving account holders handle or transfer the funds, and where the transmission record contains a reference number, the date, transfer amount, currency and the names of the sending and receiving account holders and the conducting and receiving entities;
(added March 27, 2009)

“financial institution” means

(a)          an authorized foreign bank within the meaning of section 2 of the Bank Act in respect of its business in Canada or a bank to which the Bank Act applies,

(b)          a cooperative credit society, savings and credit union or caisse populaire that is regulated by a provincial Act,

(c)           an association that is regulated by the Cooperative Credit Associations Act (Canada),

(d)          a company to which the Trust and Loan Companies Act (Canada) applies,

(e)          a trust company or loan company regulated by a provincial Act,

(f)           a department or agent of Her Majesty in right of Canada or of a province where the department or agent accepts deposit liabilities in the course of providing financial services to the public, or

 (g) a subsidiary of the financial institution whose financial statements are consolidated with those of the financial institution;
(added March 27, 2009)

“funds” means cash, currency, securities and negotiable instruments or other financial instruments that indicate the person’s title or interest in them;

“lawyer” means, in the Province of Quebec, an advocate or a notary and, in any other province, a barrister or solicitor;

“member” includes an individual member of the Law Society of New Brunswick, a professional corporation, a firm, an association of members who carry on the practice of law together other than as a firm, a visiting lawyer and a foreign legal consultant;

“organization” means a body corporate,                 partnership, fund, trust, co-operative or an unincorporated association;

“proceedings” means a legal action, application or other proceeding commenced, in Canada or elsewhere, before a court of any level, a statutory tribunal, or an arbitration panel or arbitrator established pursuant to provincial, federal or foreign legislation;
(added March 27, 2009)

“public body” means

(a)          a department or agent of Her Majesty in right of Canada or of a province,

(b)          an incorporated city, town, village, metropolitan authority, township, district, county, rural municipality or other incorporated municipal body or an agent of any of them,

(c)  an organization that operates a public hospital and that is designated by the Minister of National Revenue as a hospital authority under the Excise Tax Act (Canada) or an agent of the organization,

(d)          a body incorporated by or under an Act of a province or territory of Canada for a public purpose, or

(e)    a subsidiary of a public body whose financial statements are consolidated with those of the public body;
(added March 27, 2009)

“reporting issuer” means

(a)          a reporting issuer within the meaning of the securities laws of any province or territory of Canada,

(b)          a corporation whose shares are traded on a stock exchange designated under section 262 of the Income Tax Act (Canada) and operates in a country that is a member of the Financial Action Task Force,  or

(c)           a subsidiary of an entity mentioned in clause (a) or (b) where the financial statements of the subsidiary are consolidated with the financial statements of the entity;

(added March 27, 2009)

“securities dealer” means a person or entity that is authorized under provincial legislation to engage in the business of dealing in securities or any other financial instruments or to provide portfolio management or investment advising services.
(added March 27, 2009)

 

 

 

 

 



 

 


Client Identity

2(1)        Subject to subsection (3), a member who is retained by a client to provide legal services must comply with the requirements of these Rules.

2(2)        A member’s responsibilities under these Rules may be fulfilled by any member, associate or employee of the member’s firm, wherever located.
(added March 27, 2009)

2(3)        Sections 3 through 9 do not apply to:

(a)          a member when he or she provides legal services or engages in or gives instructions in respect of any of the activities described in section 4 on behalf of his or her employer,
(amended March 27, 2009)

(b)          a member

(i)            who is engaged as an agent by the lawyer for a client to provide legal services to the client, or

(ii)           to whom a matter for the provision of legal services is referred by the lawyer for a client,

when the client’s lawyer has complied with sections 3 through 9, or

(c)           a member providing legal services as part of a duty counsel program sponsored by a non-profit organization, except where the member engages in or gives instructions in respect of the receiving, paying or transferring of funds other than an electronic funds transfer.
(added March 27, 2009)

 

 

             A member who is retained by a client as described in subsection 2(1) shall obtain and record the following information:

(a)           the client’s full name,

(b) the client’s business address and business telephone number, if applicable,

(c)           if the client is an individual, the client’s home address and home telephone number,

(d)          if the client is an organization, other than a financial institution, public body or reporting issuer, the organization’s incorporation or business identification number and the place of issue of its incorporation or business identification number, if applicable,
(amended March 27, 2009)

(e)          if the client is an individual, the client’s occupation or occupations,

(f)           if the client is an organization,

(i)            other than a financial institution, public body or a reporting issuer, the general nature of the type of business or businesses or activity or activities engaged in by the client, where applicable, and
(amended March 27, 2009)

(ii)           the name and position of and contact information for each individual who gives instructions to the member with respect to the matter for which the member is retained,
(amended March 27, 2009)

(g)          if the client is acting for or representing a third party, information about the third party as set out in paragraphs (a) to (f) as applicable.
(amended March 27, 2009)

 

Dealing with Funds

4              Subject to section 5, section 6 applies where a member who has been retained by a client to provide legal services engages in or gives instructions in respect of activities involving the receiving, paying or transferring of funds, other than an electronic funds transfer.
(amended March 27, 2009)

 

Exemptions re: certain funds

5(1)        Section 6 does not apply where the client is a financial institution, public body or reporting issuer.(amended March 27, 2009)

5(2)        Section 6 does not apply in respect of funds,

(a)          paid by or to a financial institution, public body or a reporting issuer,

(b)          received by a member from the trust account of another lawyer,

(c)           received from a peace officer, law enforcement agency or other public official acting in their official capacity,

(d)          paid or received pursuant to a court order;

(e)          paid to pay a fine or penalty,

(f)           paid or received as a settlement of any proceedings,

(g)          paid or received for professional fees, disbursements, expenses or bail, or

(amended March 27, 2009)

(h)          paid, received or transferred by electronic funds transfer.
(added March 27, 2009)

 

 


Client Identity Verification

6(1)        When a member is engaged in or gives instructions in respect of any of the activities described in section 4, including non-face-to-face transactions, the member shall take reasonable steps to verify the identity of the client including the individual(s) described in subparagraph 3(f)(ii), and, where appropriate, the third party, using what the member reasonably considers to be reliable, independent source documents, data or information.
(amended March 27, 2009)

 

Examples of independent source documents

6(2)        For the purposes of subsection (1), independent source documents may include:

(a)          if the client or third party is an individual, valid original government issued identification, including a driver’s licence, birth certificate, provincial or territorial health insurance card [if such use of the card is not prohibited by the applicable provincial or territorial law], passport or similar record,
(amended March 27, 2009)

(b)          if the client or third party is an organization such as a corporation or society that is created or registered pursuant to legislative authority, a written confirmation from a government registry as to the existence, name and address of the organization, including the names of its directors where applicable, such as
(amended March 27, 2009)

(i)            a certificate of corporate status issued by a public body,

(ii)           a copy obtained from a public body of a record that the organization is required to file annually under applicable legislation, or

(iii)          a copy of a similar record obtained from a public body that confirms the organization’s existence, and

(c)           if the client or third party is an organization, other than a corporation or society, that is not registered in any government registry, such as a trust or partnership, a copy of the organization’s constating documents, such as a trust or partnership agreement, articles of association, or any other similar record that confirms its existence as an organization.
(amended March 27, 2009)

 

 

 


 

 

Identifying Directors, Shareholders and Owners
 

6(3)        When a member is engaged in or gives instructions in respect of any of the activities in section 4 for a client or third party that is an organization referred to in paragraph (2)(b) or (c), the member shall make reasonable efforts to obtain, and if obtained, record,(amended March 27, 2009)

(a)          the name and occupation of all directors of the organization, other than an organization that is a securities dealer, and

(b)          the name, address and occupation of all persons who own 25 per cent or more of the organization or of the shares of the organization.

 

 


Client Identity Verification in Non-Face-to-Face Transactions

6(4)        When a member engages in or gives instructions in respect of any of the activities in section 4 for a client or third party who is an individual who is not physically present before the member but is present elsewhere in Canada, the member shall verify the client’s identity by obtaining an attestation from a commissioner of oaths in Canada, or a guarantor in Canada, that the commissioner or guarantor has seen one of the documents referred to in paragraph (2)(a).
(amended March 27, 2009)

6(5)        When a member who engages in or gives instructions in respect of any of the activities in section 4 for a client that is an organization is instructed by an individual described in subparagraph 3(f)(ii) who is not physically present before the member but is present elsewhere in Canada, the member shall verify the individual's identity by obtaining an attestation from a commissioner of oaths in Canada, or a guarantor in Canada, that the commissioner or guarantor has seen one of the documents referred to in paragraph (2)(a).(added March 27, 2009)

6(6)        For the purpose of subsections (4) and (5), an attestation shall be produced on a legible photocopy of the document and shall include
(amended March 27, 2009)

(a)          the name, profession and address of the person providing the attestation,

(b)          the signature of the person providing the attestation, and

(c)           the type and number of the identifying document provided by the client, third party or instructing individual(s).
(amended March 27, 2009)

6(7)        For the purpose of subsections (4) and (5), a guarantor must be a person employed in one of the following occupations in Canada:
(amended March 27, 2009)

(a)          dentist;

(b)          medical doctor;

(c)           chiropractor;

(d)          judge;

(e)          magistrate;

(f)           lawyer;

(g)          notary (in Quebec);

(h)          notary public;

(i)            optometrist;

(j)           pharmacist;

(k)          professional accountant (APA [Accredited Public Accountant], CA [Chartered Accountant], CGA [Certified General Accountant], CMA [Certified Management Accountant], PA [Public Accountant] or RPA [Registered Public Accountant]);

(l)            professional engineer (P.Eng. [Professional Engineer, in a province other than Quebec] or Eng. [Engineer, in Quebec];

(m)         veterinarian;

(n)          peace officer;
(added March 27, 2009)

(o)          paralegal licensee in Ontario;
(added March 27, 2009)

(p)          nurse; or
(added March 27, 2009)

(q)          school principal.
(added March 27, 2009)

 

Use of Agent

6(8)        A member may, and where an individual client, third party or individual described in subparagraph 3(f)(ii) is not physically present and is outside of Canada, shall, rely on an agent to obtain the information described in subsection (2) to verify the person’s identity, which may include, where applicable, an attestation described in this section, provided the member and the agent have an agreement or arrangement in writing for this purpose.(amended March 27, 2009)

6(9)        A member who enters into an agreement or arrangement referred to in subsection (8) shall obtain from the agent the information obtained by the agent under that agreement or arrangement.

 

Timing of Verification for Individuals

6(10)      A member shall verify the identity of

(a)          a client who is an individual, and

(b)          each individual who gives  instructions to the member on behalf of an organization with respect to the matter for which the member is retained,
(amended March 27, 2009)

upon engaging in or giving instructions in respect of any of the activities described in section 4.

6(11)      Where a member has verified the identity of an individual, the member is not required to subsequently verify that same identity if the member recognizes that person.

 

Timing of Verification for Organizations

6(12)      A member shall verify the identity of a client that is an organization within 60 days of engaging in or giving instructions in respect of any of the activities described in section 4.

6(13)      Where the member has verified the identity of a client that is an organization and obtained information pursuant to subsection (3), the member is not required to subsequently verify that identity or obtain that information.

 

Record keeping and retention

7(1)        A member shall obtain and retain a copy of every document used to verify the identity of any individual or organization for the purposes of subsection 6(1).

7(2)        The documents referred to in subsection (1) may be kept in a machine-readable or electronic form, if a paper copy can be readily produced from it.

7(3)        A member shall retain a record of the information and any documents obtained for the purposes of section 3 and subsection 6(3) and copies of all documents received for the purposes of subsection 6(1) for the longer of

(a)          the duration of the member and client relationship and for as long as is necessary for the purpose of providing service to the client, and

(b)          a period of at least six years following completion of the work for which the member was retained.

 

Application

8              Sections 2 through 7 do not apply to matters in respect of which a member was retained before these Rules come into force but they do apply to all matters for which he or she is retained after that time regardless of whether the client is a new or existing client.

 

Criminal activity, duty to withdraw at time of taking information

9(1)        If in the course of obtaining the information and taking the steps required in section 3 and subsection 6(1) or (3), a member  knows or ought to know that he or she is or would be assisting a client in fraud or other illegal conduct, the member must withdraw from representation of the client.
(amended March 27, 2009)

 

Application

9(2)        This section applies to all matters, including new matters for existing clients, for which a member is retained after these Rules come into force.

 

Criminal activity, duty to withdraw after being retained

10(1)      If while retained by a client, a member knows or ought to know that he or she is or would be assisting the client in fraud or other illegal conduct, the member must withdraw from representation of the client.
(amended March 27, 2009)

 

Application

10(2)      This section applies to all matters for which a member was retained before these Rules come into force and to all matters for which he or she is retained after that time.

11           These Rules come into force on October 31, 2008.

 

 

BARREAU DU NOUVEAU-BRUNSWICK

RÈGLES SUR L’IDENTIFICATION

DES CLIENTS


Définitions

 

             Dans les présentes règles :

« avocat » s’entend également, dans la province de Québec, d’un notaire et vise, dans les autres provinces, tout avocat plaidant ou procureur;

« courtier en valeurs mobilières » s’entend d’une personne ou d’une entité autorisée en vertu d’une loi provinciale à se livrer au commerce de valeurs mobilières ou d’autres instruments financiers ou à fournir des services de gestion de portefeuille et de conseil en placement;
(ajout du 27 mars 2009)

« émetteur assujetti » s’entend :

a)            soit d’un émetteur assujetti au sens de la loi sur les valeurs mobilières d’une province ou d’un territoire du Canada,

b)            soit d’une société dont les actions sont négociées dans une bourse de valeurs désignée en vertu de l’article 262 de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et qui exploite ses activités dans un pays membre du Groupe d’action financière,

c)            soit d’une filiale d’une des entités visées aux alinéas a) ou b), si ses états financiers et ceux de l’entité sont consolidés;

(ajout du 27 mars 2009)

« fonds » s’entend d’argent liquide, de monnaie, de valeurs mobilières, d’effets négociables et de tous autres instruments financiers indicatifs du titre ou des intérêts d’une personne dans ceux-ci;

« instance » s’entend : d’actions, requêtes ou autres instances introduites devant un tribunal de première instance ou d’appel au Canada ou ailleurs, devant un tribunal administratif d’origine législative ou devant tout arbitre ou commission d’arbitrage nommé sous le régime d’une loi provinciale, fédérale ou étrangère;
(ajout du 27 mars 2009)

« institution financière » s’entend :

a)             d’une banque étrangère autorisée au sens de l’article 2 de la Loi sur les banques par rapport à ses activités au Canada ou d’une banque assujettie à la Loi sur les banques,

b)            d’une société coopérative de crédit, d’une caisse d’épargne et de crédit ou d’une caisse populaire régies par une loi provinciale,

c)             d’une association régie par la Loi sur les associations coopératives de crédit (Canada),

d)            d’une société assujettie à la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (Canada),

e)            d’une société de fiducie ou d’une société de prêt régie par une loi provinciale,

f)             d’un ministère ou d’un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province qui acceptent des passifs-dépôts dans le cadre des services financiers qu’ils fournissent au public,

g)            d’une de ses filiales, si les états financiers de celle-ci et les siens sont consolidés;
(ajout du 27 mars 2009)

« membre » s’entend notamment d’un membre individuel du Barreau du Nouveau-Brunswick, d’une corporation professionnelle, d’un cabinet, de toute association regroupant des membres qui exercent la profession d’avocat ensemble sans former un cabinet, d’un avocat de passage ou d’un conseiller juridique étranger;

« organisation » s’entend d’une personne morale, d’une société de personnes, d’un fonds, d’une société de fiducie, d’une coopérative ou d’une association non personnalisée;

« organisme public » s’entend :

a)            d’un ministère ou d’un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province,

b)            de tout corps municipal constitué en personne morale – cité, ville, village, autorité métropolitaine, canton, district, comté, municipalité rurale ou autre – ou de son mandataire,

c)            d’une institution qui administre un hôpital public et qui est désignée comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (Canada), ou de tout mandataire de cette institution,

d) d’une entité constituée en personne morale par une loi – ou sous le régime d’une loi – d’une province ou d’un territoire du Canada à des fins publiques,

e)            d’une de ses filiales, si les états financiers de celle-ci et les siens sont consolidés;
(ajout du 27 mars 2009)

« télévirement » s’entend de toute transmission électronique de fonds effectuée et reçue par une institution financière ou une entité financière ayant son siège et exploitant ses activités dans un pays membre du Groupe d’action financière, dans laquelle les fonds ne sont pas manipulés ou transférés par les titulaires des comptes de départ ou d’arrivée et pour laquelle le dossier de transmission donne un numéro de référence et indique la date, le montant du virement, la devise et les noms des titulaires des comptes de départ et d’arrivée ainsi que des entités auteure et réceptionnaire du virement.
(ajout du 27 mars 2009)

 

Identité du client

2(1)        Sous réserve du paragraphe (3), le membre dont un client retient les services juridiques doit se conformer aux prescriptions des présentes règles.

2(2)        Les responsabilités imposées à un membre sous le régime des présentes règles peuvent être exercées par tout associé, adjoint ou employé de son cabinet, peu importe le lieu de son établissement.
(ajout du 27 mars 2009)

2(3)        Les articles 3 à 9 ne s’appliquent pas à un membre dans les cas suivants :

a)            pour le compte de son employeur, le membre fournit des services juridiques ou se livre aux activités visées à l’article 4 ou donne des instructions à leur sujet;
(modification du 27 mars 2009)

b)            l’avocat du client, s’étant conformé aux articles 3 à 9, accomplit l’un des actes suivants (modification du 27 mars 2009) :

(i)            il mandate le membre pour fournir des services juridiques au client,

(ii)           il renvoie au membre un dossier relatif à la prestation de services juridiques;

c)            le membre fournit des services juridiques dans le cadre d’un programme d’avocats de service parrainé par une organisation sans but lucratif, mais sans se livrer à des activités de réception, de paiement ou de virement de fonds, autres qu’un télévirement, ou sans donner d’instructions à cet égard.
(ajout du 27 mars 2009)

 


3              Le membre visé au paragraphe 2(1) obtient et consigne les renseignements suivants :
 

a)            le nom au complet du client;

b)            l’adresse commerciale du client et son numéro de téléphone au travail, le cas échéant;

c)            si le client est un particulier, ses adresse et numéro de téléphone à la maison;

d)            si le client est une organisation autre qu’une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti, son numéro d’entité personnalisée ou d’entreprise commerciale et le lieu d’attribution de ce numéro, le cas échéant;
(modification du 27 mars 2009)

e)            si le client est un particulier, ses emplois ou professions;

f)             si le client est une organisation :

(i)            la nature générale des activités qu’il exerce, le cas échéant, sauf s’il s’agit d’une institution financière, d’un organisme public ou d’un émetteur assujetti,(modification du 27 mars 2009)

(ii)           le nom, le poste et les coordonnées de chaque personne qui lui donne des instructions sur le dossier à l’égard duquel ses services ont été retenus;
(modification du 27 mars 2009)

g)            si le client représente un tiers, les renseignements concernant celui-ci qui sont exigés aux alinéas a) à f) et qui s’appliquent.
(modification du 27 mars 2009)

 

Gestion de fonds

             Sous réserve de l’article 5, l’article 6 s’applique au membre saisi d’un mandat qui se livre à des activités de réception, de paiement ou de virement de fonds, autres qu’un télévirement, ou donne des instructions à cet égard.
(modification du 27 mars 2009)

 


Exemptions relatives à certains fonds

5(1)        L’article 6 ne s’applique pas lorsque le client est une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti.
(modification du 27 mars 2009)

5(2)        L’article 6 ne s’applique pas aux fonds :

a)            payés par une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti ou à ceux-ci;

b)            qu’un membre reçoit du compte en fiducie d’un autre avocat;

c)            reçus d’un agent de la paix, d’un organisme d’application de la loi ou de quelque autre agent public agissant dans l’exercice officiel de ses fonctions;

d)            payés ou reçus conformément à une ordonnance d’un tribunal;

e)            payés en règlement d’une amende ou d’une peine;

f)             payés ou reçus en règlement amiable d’une instance;

g)            payés ou reçus au titre d’honoraires, de débours, de dépenses ou de caution;

(modification du 27 mars 2009)

h)            payés, reçus ou transmis par télévirement.
(ajout du 27 mars 2009)


Vérification de l’identité du client

6(1)        Le membre qui se livre, même sans face-à-face, aux activités visées à l’article 4, ou qui donne des instructions à leur égard, prend des mesures raisonnables pour vérifier l’identité du client et des personnes visées au sous-alinéa 3f)(ii) – et, s’il y a lieu, celle du tiers – à l’aide de documents, de données ou de renseignements qui, l’estime-t-il raisonnablement, sont fiables et de source indépendante.
(modification du 27 mars 2009)

 


Exemples de documents de source indépendante

6(2)        Pour l’application du paragraphe (1), comptent parmi les documents de source indépendante les documents suivants :

a)            si le client ou le tiers est un particulier, une pièce d’identité valide et originale de source gouvernementale, y compris un permis de conduire, un certificat de naissance, une carte d’assurance-maladie d’une province ou d’un territoire [à supposer que l’utilisation de la carte ne soit pas interdite à cette fin par la loi provinciale ou territoriale régissante], un passeport ou quelque autre pièce semblable;
(modification du 27 mars 2009)

b)            si le client ou le tiers est une organisation, telle qu’une personne morale ou une association constituée ou enregistrée par l’autorité d’une loi, une confirmation écrite, sur la foi d’un registre gouvernemental, de l’existence et des nom et adresse de l’organisation, y compris des noms de ses administrateurs, le cas échéant, tels :
(modification du 27 mars 2009)

(i)            un certificat de constitution en personne morale émanant d’un organisme public,

(ii)           copie, obtenue auprès d’un organisme public, d’un état que la loi applicable oblige l’organisation de déposer annuellement,

(iii)          copie, obtenue auprès d’un organisme public, de tout autre document semblable qui fait foi de son existence en tant qu’organisation;

c)            si le client ou le tiers est une organisation − autre qu’une personne morale ou une association − qui ne figure dans aucun registre gouvernemental, telle qu’une société de fiducie ou une société de personnes, copie des actes fondamentaux de l’organisation, tels qu’une convention de fiducie ou de société de personnes, des statuts ou tout autre document semblable qui fait foi de son existence en tant qu’organisation.
(modification du 27 mars 2009)

 

Identification des administrateurs, actionnaires et propriétaires

6(3)        Le membre qui se livre aux activités visées à l’article 4, ou qui donne des instructions à leur égard, pour un client ou un tiers qui est une organisation visée par les alinéas (2)b) ou c) fait des efforts raisonnables pour obtenir les renseignements suivants et, s’il les obtient, pour les consigner :
(modification du 27 mars 2009)

a)            les nom et emploi ou profession de tous les administrateurs de l’organisation, à moins que celle-ci soit courtier en valeurs mobilières;

b)            les nom, adresse et emploi ou profession de toutes les personnes qui sont propriétaires d’au moins 25 pour cent de l’organisation ou qui détiennent au moins 25 pour cent des actions de l’organisation.

 


Vérification de l’identité du client en l’absence d’un face-à-face

6(4)        Le membre qui se livre aux activités visées à l’article 4, ou qui donne des instructions à leur égard, pour un client ou un tiers qui, s’agissant d’un particulier, n’est pas physiquement présent devant lui − quoique présent ailleurs au Canada − vérifie l’identité du client au moyen d’une attestation d’un commissaire aux serments au Canada − ou d’un répondant au Canada – qui a vu un des documents visés par l’alinéa (2)a).
(modification du 27 mars 2009)

 

6(5)        Le membre qui, se livrant aux activités visées à l’article 4 – ou donnant des instructions à leur égard – pour un client érigé en organisation, reçoit des instructions d’une personne visée au sous-alinéa 3f)(ii) qui n’est pas physiquement présente devant lui – quoique présente ailleurs au Canada – vérifie l’identité de la personne au moyen d’une attestation d’un commissaire aux serments au Canada – ou d’un répondant au Canada – qui a vu un des documents visés par l’alinéa (2)a).
(ajout du 27 mars 2009)

 

6(6)        Pour l’application des paragraphes (4) et (5), l’attestation est inscrite sur une photocopie lisible du document et contient notamment les éléments suivants :(modification du 27 mars 2009)

a)            les nom, profession et adresse de l’attestant;

b)            la signature de l’attestant;
 

c)            le type de document fourni par le client, le tiers ou le donneur d’instructions et son numéro de référence.
(modification du 27 mars 2009)

6(7)        Pour l’application des paragraphes (4) et (5), le répondant doit travailler au Canada dans l’un des postes suivants :
(modification du 27 mars 2009)

a)            dentiste;

b)            médecin;

c)            chiropraticien;

d)            juge;

e)            magistrat;

f)             avocat;

g)            notaire (au Québec);

h)            notaire (hors Québec);

i)             optométriste;

j)             pharmacien;

k)            comptable professionnel (APA [auditeur public accrédité], CA [comptable agréé], CGA [comptable général licencié], CMA [comptable en management accrédité], PA [expert-comptable] ou RPA [comptable public enregistré]);

l)             ingénieur (ing.);

m)          vétérinaire;

n)            agent de la paix;
(ajout du 27 mars 2009)

o)            parajuriste autorisé en Ontario;
(ajout du 27 mars 2009)

p)            infirmière ou infirmier;
(ajout du 27 mars 2009)

q)            directeur d’école.
(ajout du 27 mars 2009)

 

 

 



Recours à un mandataire

6(8)        Le membre peut – et, lorsque le client, s’agissant d’un particulier, le tiers ou la personne visée au sous-alinéa 3f)(ii) n’est pas physiquement présent et se trouve à l’extérieur du Canada, doit – confier à un mandataire, conformément à l’accord ou à l’arrangement qu’il aura conclu par écrit avec lui à cette fin, le soin d’obtenir les renseignements mentionnés au paragraphe (2) – y compris, s’il y a lieu, l’attestation mentionnée au présent article – permettant de vérifier l’identité de la personne.
(modification du 27 mars 2009)

6(9)        Le membre qui conclut l’accord ou l’arrangement visé au paragraphe (8) obtient du mandataire les renseignements obtenus par celui-ci conformément à l’accord ou à l’arrangement.


Délais de vérification de l’identité d’un particulier

6(10)      C’est dès le moment où il se livre aux activités visées à l’article 4 ou donne des instructions à leur égard que le membre doit vérifier l’identité :

a)            d’un client, s’agissant d’un particulier;

b)            de chaque personne qui lui donne des instructions, pour le compte d’une organisation, sur le dossier à l’égard duquel il a été mandaté.
(modification du 27 mars 2009)

6(11)      Le membre qui a vérifié l’identité d’un particulier n’est pas tenu d’effectuer ultérieurement une nouvelle vérification de son identité s’il le reconnaît.

Délais de vérification de l’identité d’une organisation

6(12)      C’est dans les 60 jours du moment où il se livre aux activités visées à l’article 4 ou donne des instructions à leur égard que le membre doit vérifier l’identité d’un client, s’agissant d’une organisation.

6(13)      Le membre qui a vérifié l’identité d’une organisation cliente et obtenu les renseignements prévus au paragraphe (3) n’est pas tenu d’effectuer ultérieurement une nouvelle vérification de son identité ni d’obtenir à nouveau ces renseignements.


Conservation des dossiers

7(1)        Le membre obtient et conserve une copie de chaque document ayant servi à vérifier l’identité d’un particulier ou d’une organisation pour l’application du paragraphe 6(1).

7(2)        Les documents visés au paragraphe (1) peuvent être conservés sur support lisible par machine ou sur support électronique, pourvu qu’un imprimé puisse facilement en être tiré.

7(3)        Le membre conserve la trace des renseignements et des documents prévus à l’article 3 et au paragraphe 6(3) ainsi que les copies prévues  au paragraphe 6(1) pendant la plus longue des périodes suivantes :

a)            la durée entière de sa relation avec le client et aussi longtemps que la prestation de services au client l’exige;

b)            six années au moins après l’achèvement des travaux qui lui avaient été confiés.


Champ d’application

8              Les articles 2 à 7 ne s’appliquent pas aux mandats que le membre a reçus avant l’entrée en vigueur des présentes règles; ils s’appliquent bien toutefois à tout mandat qu’il reçoit à partir de ce moment, même d’un client préexistant.

 

Obligation de retrait pour suspicion d’activité criminelle sur prise de renseignements

9(1)        Le membre qui, en procédant à l’obtention des renseignements et à l’accomplissement des démarches prévus à l’article 3 et aux paragraphes 6(1) ou (3), sait ou devrait savoir qu’il aide ou pourrait aider un client à commettre une fraude ou tout autre acte illégal doit cesser de représenter le client.
(modification du 27 mars 2009)

 

Champ d’application

9(2)        Le présent article s’applique à tous les mandats que le membre reçoit après l’entrée en vigueur des présentes règles, même d’un client préexistant.

 

Obligation de retrait pour suspicion d’activité criminelle une fois mandaté

10(1)      Le membre saisi d’un mandat qui sait ou devrait savoir qu’il aide ou pourrait aider le client à commettre une fraude ou tout autre acte illégal doit cesser de représenter le client.
(modification du 27 mars 2009)

 


Champ d’application

10(2)      Le présent article s’applique à tous les mandats que le membre a reçus avant l’entrée en vigueur des présentes règles et à tous ceux qu’il reçoit par après.

11           Les présentes règles entrent en vigueur le 31 octobre 2008.